Referat af ordinær generalforsamling 29. april 2022

Referat af 29. april 2022: Ordinær Generalforsamling E/F Erik Ballings Vej 4

Fremmødte: Der var 17 fremmødte lejligheder, heraf 1 med fuldmagt.

Dagsorden:

Valg af dirigent

Gry blev enstemmigt valgt som dirigent

Valg af referent

Sidse fra 4A 1 TV blev enstemmigt valgt som referent

Bestyrelsen aflæggelse af årsberetning for det seneste forløbne år v/ Formand Bent Frisk

Beretning 2021-22. (E/F-Erik Ballings Vej 4abc ved Bent Frisk)

Ved sidste GF blev der nedsat 2 arbejdsgrupper - dels for at få flere ind i arbejdet, med at løse foreningens opgaver, men også fordi BE blev reduceret med 1 person, uden at en ny blev valgt. At arbejde, på denne måde, har vist sig at være meget tilfredsstillende.

Den første arb.gr. (bestående af Gry og Nina) fik til opgave, at undersøge muligheden for at opstille EL-standere på vores P-plads, og at fremkomme med forslag til GF herom. (Forslaget fra arb.gr er tiltrådt af BE, og vil blive fremsat og kommenteret af arb.gr. under punkt 10 på dagsordenen).

Den anden arb.gr. (bestående af Andreas, Mette og Sidse) skulle fortsætte med at arbejde på en løsning af Mur og Renovations situationen i Smøgen (eller Gyden, som arb.gr. har valgt at kalde den)

MEN inden arbejdet kunne gå igang, skulle BE genoverveje arbejdet med muligheden for at etablere et cykelskur i haven langs stien til genboen. Der blev derfor hurtigt, afholdt et opklarende møde med kommunen, om etablering af et cykelskur og placeringen af dette.

Ved mødet gjorde kommunen det klart, at E/F skulle ansøge KK, om tilladelse - og at en evt. godkendelse ville afhænge af lokalplanen (nr. 255) for området.

Kommunen anbefalede derfor, at vi tog kontakt til en byggerådgiver - med hensyn til gældende regler og rettigheder.

BE tog efterfølgende kontakt til PKP-rådgivende Ingeniører, som tidligere har arbejdet for os (regnvandsbedet) - og et hurtigt møde om situationen, blev aftalt, samtidig med en besigtigelse af mulighederne her hos os.

De foreslog, at vi slog arbejdet med muren, renovationen og cykelskuret sammen, og ville udarbejde et forslag til en samlet løsning, men hvor muren havde første prioritet, som aftalt på sidste GF.

Forslaget fra PKP blev efterfølgende drøftet på et møde mellem arb.gr. og PKP, og med deltagelse fra BE. Herefter overtog arb.gr. det videre arbejde - og vil senere i dag under pkt 10, redegøre for, hvor langt arbejdet, er kommet, og fremkomme med forslag til GF’s stillingstagen.

Øvrige Tiltag, der har været nødvendige og som er iværksat i den nuværende foreningsperiode:

Central-sug:

Der har vist sig problemer med centralsuget - især i opgang B. Hele systemet er blevet gennemgået af et ventilationsfirma, og de opståede problemer er der fundet en løsning på.

Elevatorerne:

Døråbningsproblemer i opgang B, samt mindre støjproblemer i opgang C. Eksperter har været indkaldt, men også her syntes problemet at være løst eller i hvert fald minimeret kraftigt.

Afløb fra altaner:

Der har været problemer med tilstoppede afløb fra altanerne.

Ved etablering af en lem, er det gjort muligt at komme til afløbet - så problemet syntes løst for nu.

Loftlemme:

Der er konstateret kuldebroer omkring loftlemmene på 2sal. Dette er løst ved ekstra isolering omkring lemmene.

Haven:

Hækkene ind mod ejendommen er blevet klippet og trimmet af professionel gartner.

Tiltag som BE har på bedding:

At få foretaget et brandteknisk tilsyn af ejendommen.

Som nævnt i indledningen, havde vi ved sidste GF et ønske om, at få valgt flere ind i BE, så en kontinuerlig overgang, kunne sikres, når vi på et tidspunkt ønskede at takke af - Det blev ikke tilgodeset - men vi fik tilsagn fra flere, om at deltage i BE’s arbejdsgrupper og på den måde sikre, at være flere om at udføre arbejdet.

Det er vi, som sagt, meget taknemmelige for i bestyrelsen - og vort ønske er, at den større aktive deltagelse, også vil vise sig i valget til bestyrelse senere på dagsordenen.

Når min valgperiode til BE slutter med GF til næste år - ønsker jeg ikke at fortsætte som formand, men vil gerne fortsætte i BE-arbejdet, for kontinuitet, er som tidlige sagt væsentligt for foreninger, og også for en mindre forening som vores.

Til sidst, men ikke mindst skal jeg rette en Tak til øvrige medlemmer af BE, til arb.gr. og ikke mindst til vores administrator, der igen overkommer det umulige - og udfører det meste.

TAK. FOR. ORDET / Bent.

Formandens beretning blev enstemmigt godkendt.

Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsregnskab 2021 (1. januar – 31. december 2021) og status med påtegning af revisor v/ administrator Peter Væver

Peter gennemgik årsregnskabet, herunder noter til regnskabet. Regnskabet er påtegnet af revisor uden bemærkninger.

Overskuddet i 2021 blev større end forventet.
Altanlån er afviklet i februar 2022.

Medlemmerne har fortsat skyldigt beløb til EF, se balancen note 1. Forventes tilbagebetalt om 2 år. Overskuddet går derfor til at genetablere en likvid grundfond, uden at der skal kontingentforhøjelser.

Internet lukkes inden længe, de berørte har fået besked. Internet via foreningen er væk om 1-1.5 år

Elevatorfaldprøver er udført.
Reparationer for Elevator har kostet 15.000 for 4 opkald. Administrator kan kontaktes såfremt der er problemer, så kan foreningen spare store udgifter til reparatører.

Haveudgifter anvendt er borde og stole.

VVS er udgifter til fyret, samt service. Cirkulationspumpe er skiftet.

Forsikringerne er steget år for år. Administrator får indhentet tilbud ifm brandeftersyn.

Forbrugsafgifter:

El-forbruget er ikke steget i 2021

Renovation er blevet dyrere. Der kommer flere affaldssorteringer.

Varmeregnskab:

Ingen større ændringer fra 2020 til 2021. (regnskabsåret er fra 1.2. – 31.1.)

Fortsat hensat 50.000 kr. til murreparation.

Regnskabet 2021 blev enstemmigt godkendt

Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår 2022 v/ administrator Peter Væver

 Budgettet blev gennemgået af Peter.

Månederne i år under Corona har givet få indtægter. Hvis indtægten stiger tilbage til niveauet før Corona, vil indtægten blive større end budgetteret.

Altanlånsrenterne falder.

 Resultatet for 2022 er budgetteret forsigtigt, såfremt parkeringsindtægter er som budgetteret.

Budgettet er fremlagt uden hensyn til indkomne forslag.

Budget 2021 blev enstemmigt godkendt

Valg af medlemmer til bestyrelsen.
Ikke på valg: Bent (Formand). Andreas og Peter er begge på valg.

 Bestyrelsen har over de senere år gået fra at bestå af 7 medlemmer til nu at være 3 medlemmer. Dette medfører større arbejdsbyrder på de 3 medlemmer, som derfor forbeholder sig ret til at bede ejerforeningens medlemmer om hjælp til projekter o.l. på ad hoc basis.

Der skal være minimum 3 medlemmer, som skal tegne bestyrelsen for at foreningen er gyldig.

Sidse 4A 1 tv og Gry 4A 1 th stillede op til BE. Enstemmigt valgt.

Andreas og Peter stillede op til genvalg. Enstemmigt genvalgt.

Valg af suppleanter til bestyrelsen

Peter Hviid fra 4A 2TH. Enstemmigt valgt.

Valg af revisor

Revisor René Frimand blev enstemmigt genvalgt som revisor.

Valg af administrator

Peter Væver blev enstemmigt genvalgt som administrator

Behandling af indkomne forslag

Forslag fra bestyrelsen om ændring af vedtægter v / Peter Væver

Bestyrelsen foreslog ændring af E/F vedtægterne, således at vi fortsat kan spare op til uforudsete udgifter og større reperationer fremover.

I dag gør ordlyden i §9 stk 1, at der maksimalt kan oppebæres en opsparing via grundfonden på 350.000 kr svarende til ét års budget i EF. Da denne buffer er lille og foreningen på sigt vil skulle hensætte til tagistandsættelser osv. Foreslås formuleringen fjernet.
Forslaget påvirker ikke beboernes faste betalinger til ejerforeningen, som hverken sættes op eller ned ved ændringen.

Idet der er tale om en vedtægtsændring kræves at mindst 2/3 af de stemmeberettigede såvel efter fordelingstal som efter antal stemmer for forslaget.

Nuværende formulering af §9 stk. 1.

9.1 Når det begæres af mindst 1/4 af foreningens medlemmer efter antal stemmeberettigede, skal der henlægges et beløb til etablering af en grundfond, hvortil ejerne skal betale med et på generalforsamlingen fastsat beløb efter fordelingstal, således at grundfonden til slut udgør et beløb svarende til foreningens årsbudget. Pengene i grundfonden anvendes efter beslutning på en generalforsamling. Der kan maximalt henlægges 10% af budgettet til grundfonden pr. år.

Fjernelse af formuleringen ”således at grundfonden til slut udgør et beløb svarende til foreningens årsbudget”.

Ny ordlyd

9.1 Når det begæres af mindst 1/4 af foreningens medlemmer efter antal stemmeberettigede, skal der henlægges et beløb til etablering af en grundfond, hvortil ejerne skal betale med et på generalforsamlingen fastsat beløb efter fordelingstal. Pengene i grundfonden anvendes efter beslutning på en generalforsamling. Der kan maximalt henlægges 10% af budgettet til grundfonden pr. år.

13 /18 stemmer for forslaget. Forslaget er vedtaget og lever op til vedtægternes krav om at det vedtages ved 2/3-dels flertal.

Bestyrelsen sørger for opdatering af foreningens vedtægter på hjemmesiden.

Forslag om installering af automatiske døre.

Tilbud 110.000 kr. på installering af automatiske døråbnere.
Systemet er chip baseret, hvor man modtager en lille brik som vil åbne døren.
Dørene vil da åbne i et vist antal sekunder, så også gangbesværede kan komme ind og ud uden hjælp.

Udgift løbende ifm forslaget:
Obligatorisk serviceudgift ca. 2500 kr. pr. år. til døråbnerne, som vil afholdes af foreningen.

Det er tilladt fra kommunen at der er udadgående døre.

13 stemmer for forslaget/16 fremmødte.

Forslaget er vedtaget.

Forslag fra Gry, 4A 1 TH: Angående el-ladestandere.

Etableringsudgift. Pris 47.000 kr inkl moms.

Løbende udgifter:
Beboere som ikke anvender ladestandere: 0 kr

Beboere som anvender ladestandere: Abonnement til fast værdi eller der kan betales for faktisk forbrug. Pr kWh.

EF udgifter: Etablering 47.000 kr

EF udgifter: Leje af udstyr: 248 kr. pr måned. = 3000 kr. pr år.

Forslaget blev vedtaget med 14 stemmer for.

Forslag fra Nina: Indførelse af spørgetid til bestyrelsesmøderne
Foreslår at der indføres spørgetid til bestyrelsesmøderne.
Forslag 10 min ved alle bestyrelsesmøderne en gang i kvartalet.

Der blev generel dialog om hvordan beboere kan komme i kontant med bestyrelsen. Bestyrelsen gør opmærksom på at beboere kan kontakte alle bestyrelsesmedlemmer, for at få svar. BE vil se på om der oprettes en fælles mail til bestyrelsen.
For: 2 stemmer.
Forslaget er ikke vedtaget.

Forslag fra Gårdudvalget

Sidse 4A 1 TV og Andreas 4B 2 TH fremlagde de mange forslag og svarede på opklarende spørgsmål om projekternes beskaffenhed.

A: Totalløsning – inkluderer: Totalrenovering af mur, ombygning af skraldeløsning i smøge, nyt cykelskur i haven (ca. 12-15 cykelpladser)

Samlet prisestimat: kr. ca. 1.000.000. Forslaget inkluderer:

1. Mur – totalnedrivning og genopbygning (590.000)

• Nedrivning af eksisterende mur til tærræn/sokkel

• Opbygning af ny og robust og armeret mur i fundablokke

• Nedrivning og genetablering af sokkel og fundament (heraf pris 120.000)

(Behov herfor skal undersøges nærmere)

• Pudsning og farvning af mur, samme som i dag

2. Nyt affaldsskur og grønt halvtag i gyden (245.000 kr)

• Nedrivning og bortskaffelse af eksisterende skur

• Nyt affaldsskur og grønt halvtag i ”gyden”

3. Cykelskur med grønt tag i haven. (2 x 6 meter). Vinkelret på faskinebedet op ad stien til naboerne. (190.000,-)

• Inkl. rydning af eksisterende hæk

• Etablering af bed ved skur i haven inkl flytning af det lille træ

• Plads til estimeret 12-15 cykler

Forventet tilbagebetaling mellem 15 og 24 år

For: 0 stemmer
Imod: 10
Undlader at stemme: 2
Forslaget er nedstemt.

B1: Renovering af eksisterende mur.
Prisestimat: 375.000 kr. Forventet tilbagebetaling ca 3 år.

For: 3
Imod: 5
Undlader at stemme: 4
Forslaget er nedstemt.

B2: Totalløsning mur – nedrivning og opbygning af ny. inkl sokkel Samlet prisestimat: kr. ca. 590.000. Forventet tilbagebetaling ca 7-8 år.

For: 3
Imod: 8
Undlader at stemme: 3
Forslaget er nedstemt.

C: Etablering af cykelskur i haven (fællesareal). Prisestimat ca 190.000 DKK. Tilbagebetaling kontant eller ca 1 år

For: 7
Imod: 5
Undlader at stemme: 2
Forslaget er nedstemt

(Nedstemt efter Paragraf 11. stk 2 i vedtægterne. Idet der er tale om en anlægsændring af et fællesanlæg, kræves forslaget vedtages af generalforsamlingen med 2/3 af de stemmeberettigede både efter antal og fordelingstal)

D: Cykelskur med låger

For: 2
Imod: 7
Undlader at stemme: 1
Forslaget er nedstemt.

E-B1: Mur, samme forslag som B1 men under betingelse af at naboen bidrager til reparationen - betingelse for forslaget.

Grundet stemmelighed foretages genafstemning.

Genafstemning:
For: 10
Imod: 3
Undlader at stemme: 2

Forslaget er vedtaget.

Bestyrelsen vil arbejde videre på en reparation af muren med økonomisk deltagelse fra naboen indenfor rammetilkendegivelsen. Forslaget skal genfremstilles til generalforsamlingen når finansieringsforslag kendes til endelig vedtagelse.

(Godkendt efter Paragraf 11. stk 2 i vedtægterne idet der er tale om nødvendige reparationer, vedligeholdelse eller udskiftning af eksisterende indretning og installationer. Disse kan vedtages jf. paragraffen ved en simpelt stemmeflertal.)

Eventuelt

Opgangene er pæne men kedelige.
Forslag om at købe 9 kunstværker til opgangene for 100 kr. stykket.
Henstilling til bestyrelsen om at se på om der kan forskønnes i opgangene.
BE vil se nærmere på forskønnelse af opgangene.

Altaner til opgang 4A TH. Arbejdet er fortsat igangværende, afventer afklaring fra Kommunen. Der gives fuldmagt til at altanansøgerne kan kontakte kommunen med ansøgning.

Containerne er ulækre til bioaffald. Peter Væver ser på rensning.

Referent
Sidse Hogan EBV 4A 1TV

Godkendelse af referat:

Bestyrelsen, samt dirigent Gry Friis godkendte referatet på BM 1 d. 17/5